Focus:
Comprendere le opportunità della fatturazione elettronica
e della dematerializzazione dei documenti 

Tratto da newsletter di school of management. Politecnico di Milano
www.osservatori.net




La fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo un'operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell'IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione delle fatture ai pagamenti ed agli incassi). 
La fatturazione è dunque intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura - in generale da parte del fornitore di beni/servizi - e si conclude generalmente con l'archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente secondo quanto prescritto per legge e che può prevedere, se richiesto dall'Agenzia delle Entrate, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali. 
I modelli di fatturazione elettronica consentiti dalla normativa sono essenzialmente tre: la trasmissione telematica delle fatture, la conservazione sostitutiva delle fatture e la fatturazione elettronica in senso proprio, ossia l'utilizzo di fatture che, rispettando i requisiti di legge, possono non essere mai materializzate. 
Le principali tecnologie a supporto della fatturazione elettronica sono:

• le piattaforme software di gestione documentale, tipicamente caratterizzate da struttura modulare per supportare in maniera puntuale le diverse attività del processo di fatturazione elettronica. Alcuni dei moduli principali che costituiscono tali piattaforme sono: (I) il modulo di formazione del documento, che in genere provvede anche all'estrazione dal sistema gestionale dei dati da inserire in fattura; (II) il modulo per la gestione dell'invio multi canale delle fatture; (III) il modulo per la conservazione sostitutiva, che provvede all'apposizione della firma digitale e della marca temporale; 
• i dispositivi di acquisizione ottica dei documenti, tipicamente gli scanner; 
• i dispositivi di firma, cioè i dispositivi hardware che provvedono alla firma digitale dei documenti, come gli HSM (Hardware Security Module) utilizzati per la firma massiva, le smart card o i token usb.

In un'accezione più ampia, la fattura può essere vista come l'elemento di congiunzione tra le due macro-aree in cui può essere scomposto il ciclo che va dall'ordine al pagamento: 

• il ciclo logistico-commerciale, dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, fino alle fatture; 
• il ciclo amministrativo-finanziario, dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto commerciali e finanziari. 

In questo contesto, la fatturazione elettronica potrebbe quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso una più completa integrazione dell'intero ciclo ordineconsegna-fatturazione-pagamento, in cui i principali documenti sono prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico. Le principali tecnologie a supporto della integrazione e dematerializzazione del ciclo dell'ordine sono le seguenti: 

• gli strumenti propri dell'integrazione di filiera, quali i traduttori EDI/WebEDI o le applicazioni per la normalizzazione dei formati in ingresso o per la formattazione dei dati nei diversi formati in uscita. Appartengono a questa categoria anche le soluzioni di tipo Web per la gestione degli ordini verso i fornitori, caratterizzate principalmente da funzionalità quali lo scambio degli ordini e delle fatture e la condivisione delle informazioni sullo stato dell'ordine inviato (tracking). Infine si possono includere in questo ambito anche le applicazioni di eCatalog, cioè quegli strumenti a supporto del processo di acquisto ricorsivo di un prodotto/servizio basati su catalogo Web; 
• le tecnologie utilizzate per la trasmissione sicura dei dati, quali le reti VAN (Value Added Network) o le VPN (Virtual Private Network) che sfruttano Internet quale mezzo per la veicolazione dei dati, e anche i canali di trasmissione di più recente realizzazione come il nuovo CBI, l'infrastruttura per l'integrazione con il mondo bancario, e la posta elettronica certificata (PEC); 
• i software per il riconoscimento dei caratteri, utilizzati per l'interpretazione dei documenti cartacei e l'inserimento automatico dei relativi dati nei sistemi di elaborazione. 

I benefici conseguibili dall'adozione dei modelli di fatturazione elettronica vanno dall'aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell'accuratezza, alla riduzione dei tempi di esecuzione (o di ciclo) dei processi. L'entità dei benefici varia, però, a seconda che le fatture elettroniche siano documenti visualizzabili e non strutturati (per esempio file PDF), oppure siano documenti direttamente elaborabili dai sistemi informativi del ricevente (per esempio nel caso di scambio dati in formato EDI). Nel primo caso si ottengono i benefici propri della conservazione sostitutiva, ossia risparmio dello spazio occupato dagli archivi e facilità di ricerca e consultazione dei documenti; nel secondo invece i benefici sono quelli legati all'integrazione dei processi, in generale molto più significativi. 

Con la manovra Finanziaria 2008, inoltre, la fattura elettronica in senso proprio diventa obbligatoria per fatturare verso la Pubblica Amministrazione e questo evento potrà costituire un buon "volano" per l'adozione della fatturazione elettronica anche tra le piccole imprese.